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Pourquoi la comptabilité est absolument essentielle à la réussite financière

Vous pourriez penser que la comptabilité est ennuyeuse.





Tu as probablement raison.

Cependant, savez-vous ce qui est pire que quelque chose d’ennuyeux?





Votre entreprise échoue parce que vous n’étiez pas au top de vos finances. Ou pire encore, perdant de l’argent parce que vous n’avez tout simplement pas fait le suivi de la pâte. (Psst, avez-vous essayé un application de budget pour garder une trace des choses?)

C'est arrivé à Ben Brown .


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Après lancement de sa boutique Shopify , Ben a reçu beaucoup de commandes: 'Ça a bien commencé (du moins, je le pensais!)… Ce n'est que lorsque j'ai envoyé toutes les commandes que j'ai réalisé mon erreur: j'avais mal calculé les frais de port.'

Il craignait que les acheteurs abandonnent leur panier une fois qu'ils auraient vu les frais de poste et d'emballage, il a donc offert la livraison gratuite sur tous ses produits.

'Une fois que j'ai payé mon transporteur pour la livraison, j'ai en fait perdu de l'argent', il dit .

* Oups *

Heureusement, Ben a récupéré. Mais ne préférez-vous pas éviter des situations désastreuses comme celle-ci dans votre entreprise?

Avec quelques connaissances de base en comptabilité, vous pouvez facilement surveiller les performances de votre entreprise, éviter les erreurs et apporter des modifications éclairées pour l'améliorer.

Dans cet article, vous apprendrez tout sur les outils de comptabilité et de comptabilité.

Plongeons-nous!

Contenu du message

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Qu'est-ce que la comptabilité?

La comptabilité est le processus d'enregistrement et d'organisation des données financières sur une base régulière. Cela peut concerner un individu, une entreprise ou tout autre type d'organisation. Il garantit que les informations financières sont complètes, à jour et accessibles.

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La tenue de livres comprend des activités telles que:

  • Enregistrement des ventes et suivi des factures.
  • Suivi des comptes clients.
  • Facturation des clients pour les biens vendus ou les services fournis.
  • Vérification et enregistrement des factures des fournisseurs.
  • Payer les factures fournisseurs.
  • Préparer la paie des employés et traiter les rapports gouvernementaux.
  • Enregistrement de la dépréciation.
  • Produire des rapports financiers précis.

Aujourd'hui, la plupart des comptables utilisent des logiciels en ligne.

Mais la comptabilité nécessite toujours une compréhension de comptabilité financière de base .

Pourquoi la comptabilité est-elle importante?

Nicole Fende , l'auteur de Comment devenir une rock star de la finance , a déclaré: «De nombreuses petites entreprises préfèrent affronter une horde de barbares en colère plutôt que de s'attaquer à leur état des flux de trésorerie.»

Comment devenir une Rockstar Finance

Cela pourrait même être vous.

Cependant, 'quelle que soit votre activité, la capacité de comprendre vos livres est essentielle', dit Lita Epstein , auteur de Kit de comptabilité pour les nuls .

Les propriétaires de petites entreprises sont souvent doués pour attirer de nouveaux clients ou créer de nouveaux produits ou services, mais beaucoup ne parviennent pas à suivre les données financières fondamentales.

C’est là que les choses vont vers le sud.

Les entreprises qui manquent de clarté financière se heurteront souvent à des problèmes de trésorerie, à accumuler d'énormes dettes, à oublier de facturer leurs clients ou à payer des factures en retard et à encourir des amendes.

Scott Sharp , le fondateur de Attraper les nuages, un service de comptabilité pour les entreprises de commerce électronique, révèle que la plupart de ses clients je ne sais pas s'ils sont rentables .

'Ils ne sont pas tout à fait sûrs, et il y a une grande différence entre l'argent en banque et le fait que votre entreprise soit rentable ou non. Ils ne savent tout simplement pas où ils en sont, et il y a donc beaucoup de stress lié au fait de ne pas savoir. '

Attraper les nuages

Rester au fait de vos finances est crucial pour succès commercial à long terme .

'Lorsque vous prenez le temps d'apprendre à lire et à comprendre vos livres, vous aurez une excellente idée de vos performances,' dit Lita Epstein .

'Il vous fournit également de nombreuses informations tout au long de l'année afin que vous puissiez tester le succès financier de vos stratégies commerciales et apporter des corrections de cap au début de l'année si nécessaire pour vous assurer d'atteindre vos objectifs de profit de fin d'année.'

Vendu? D'accord, ensuite:

Que font réellement les teneurs de livres?

Les teneurs de livres utilisent bon nombre des mêmes méthodes d'enregistrement financier que les comptables. Celles-ci incluent la collecte, l'organisation et le suivi des reçus, des factures et d'autres détails de transaction.

Aujourd'hui, la plupart des comptables utilisent un logiciel de comptabilité pour suivre et donner un sens aux chiffres. (Restez dans les parages pour en savoir plus sur trois des meilleurs outils logiciels de comptabilité en ligne.)

Mais ce n’est pas tout ce que font les comptables.

Les comptables professionnels sont également responsables de tout un ensemble de tâches en plus de la simple saisie de données. Ils sont hautement qualifiés dans les logiciels de comptabilité financière et devraient être capables de:

  • Formez les membres de votre équipe à utiliser un logiciel de comptabilité d'entreprise pour vous assurer que chaque transaction est correctement comptabilisée.
  • Résolvez les problèmes, les erreurs et la confusion qui surviennent dans l'aspect financier de l'entreprise.
  • Améliorez le flux de travail financier de votre entreprise, en ajoutant par exemple outils de point de vente (POS) .
  • Rationalisez vos services de paie pour améliorer la façon dont vous payez vos employés.
  • Suivez les intérêts, les investissements et la dépréciation des actifs.
  • Mettez de l'argent de côté pour les impôts.
  • Faites le suivi des factures et poursuivez les débiteurs pour le paiement.
  • Préparez les dossiers financiers de votre comptable à l'approche de la saison des impôts.
  • Et plus!

Conclusion: les teneurs de livres assurent le bon fonctionnement des finances de votre entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur le service aux clients et accroître les résultats .

Tenue de livres vs comptabilité

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous vous demandez peut-être si vous avez besoin d'un comptable ou d'un comptable, ou les deux.

Et maintenant que vous comprenez la nécessité de la comptabilité, vous vous demandez peut-être: «En quoi diffère-t-elle de la comptabilité?»

Bonne question.

Les mots «comptable» et «comptable» sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il existe des différences clés qui déterminent les principales responsabilités de chaque rôle.

La comptabilité est un sous-ensemble de la comptabilité

Un comptable, un comptable professionnel ou un employé de l'entreprise peut faire votre comptabilité.

Si vous avez vient de démarrer une entreprise , il y a de fortes chances que vous fassiez vous-même la comptabilité.

Ce n'est pas une mauvaise chose. Lorsque vous lancez une nouvelle entreprise, il est essentiel que vous ayez une compréhension intime de votre situation financière. Quelle meilleure façon que de faire la comptabilité vous-même?

Essentiellement, les comptables s'occupent du travail financier quotidien.

Ils tiennent des comptes financiers détaillés et exacts et utilisent cette clarté financière pour aider à prendre des décisions commerciales éclairées.

Les comptables sont des experts financiers

Les comptables sont généralement des membres qualifiés et inscrits d'une association statutaire. Ils ont donc souvent des titres comme CPA (Certified Public Accountant) ou CA (Chartered Accountants).

C’est ainsi qu’ils peuvent facturer les gros dollars.

Ces experts utiliseront les comptes fournis par le comptable. Ils se concentrent sur l'analyse des transactions pour fournir des conseils financiers.

Ils utiliseront également les informations contenues dans les comptes pour produire des déclarations de revenus et d'autres rapports.

Alors que les comptables gèrent les tâches financières quotidiennes, les comptables interviennent souvent tous les trimestres pour fournir des conseils et effectuer des ajustements.

Le infographie ci-dessous résume la comptabilité par rapport à la comptabilité:

Tenue de livres vs comptabilité

8 comptes de comptabilité essentiels

Maintenant que vous comprenez la nécessité de la tenue de livres et son lien avec la comptabilité, parlons des différents teneurs de livres comptables.

'Chaque compte a son but dans la comptabilité, mais tous les comptes ne sont certainement pas créés égaux', dit Epstein . 'Pour la plupart des entreprises, certains comptes sont plus essentiels que d'autres.'

Pour bien comprendre votre situation financière, il est important de comprendre les différents comptes que votre comptable utilisera. Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions et d'augmenter l'efficacité de l'entreprise.

Vous trouverez ci-dessous un bref résumé de huit comptes comptables essentiels, comme indiqué par Epstein dans Tenue de livres pour les nuls .

Tenue de livres pour les nuls

1. Espèces

Toutes les transactions commerciales doivent passer par le compte espèces. En fait, c'est si important que les comptables utilisent souvent deux journaux pour suivre l'activité (les encaissements et les décaissements).

Tout l'argent entrant ou sortant doit être correctement enregistré dans le compte de caisse.

2. Ventes

Ah, les ventes - le compte préféré de tout le monde.

Ce compte est l'endroit où vous gardez une trace de tous les revenus entrants provenant des ventes de vos produits ou services.

Epstein note que 'Enregistrer les ventes de manière précise et en temps opportun est un travail essentiel, car sinon, vous ne pouvez pas savoir combien de revenus ont été collectés chaque jour.'

3. Comptes débiteurs

C'est le compte que vous utilisez pour suivre tout l'argent dû par les clients.

«Il est essentiel de tenir à jour les comptes clients pour être sûr d'envoyer des factures exactes et en temps opportun aux clients», écrit Epstein.

C'est particulièrement important si vous vendez des produits ou des services à crédit.

Pour éviter les problèmes de trésorerie, il est impératif de savoir quand vous pouvez vous attendre à recevoir de l'argent qui vous est dû. De plus, vous ne voulez pas oublier de percevoir l’argent qui vous est dû!

4. Inventaire

Si vous ne savez pas combien de stock vous avez, vous avez de gros problèmes, mon ami.

Vous devez donc rendre compte et suivre méticuleusement votre inventaire.

«Votre comptable contribue à ce processus en conservant des registres d'inventaire précis dans un compte d'inventaire», écrit Epstein. 'Les chiffres que vous avez dans vos livres sont régulièrement testés en effectuant des décomptes physiques de l'inventaire disponible.'

5. Comptes fournisseurs

Ce compte suit les factures que vous devez payer.

Epstein note que vous «voulez vous assurer de payer les factures à temps», car ne pas le faire vous entraînera probablement dans l'eau chaude.

«Les fournisseurs pénalisent souvent les entreprises en retard de paiement en les coupant ou en les plaçant sur des comptes en espèces uniquement. D'un autre côté, si vous payez vos factures tôt, vous pourrez peut-être obtenir des rabais et économiser de l'argent avec les fournisseurs. »

6. Frais de bureau

«Ces dépenses ont tendance à grimper si elles ne sont pas soigneusement surveillées dans le compte des dépenses de bureau», explique Epstein.

Comme Benjamin Franklin a dit , «Méfiez-vous des petits frais. Une petite fuite coulera un grand navire. »

Méfiez-vous des petites dépenses

Selon le type d'entreprise que vous dirigez, cela peut également inclure les factures de services publics et le loyer, les frais de déplacement et les frais de représentation.

7. Frais de paie

Les salaires du personnel représentent souvent la plus grosse dépense d’une entreprise. De plus, les employés n’accepteront pas d’être payés en retard ou moins que ce qui leur est dû.

«La maintenance précise de ce compte est essentielle car elle garantit que tous les rapports gouvernementaux sont déposés et que les charges sociales sont payées», selon Epstein. «Et si vous ne vous occupez pas de ces responsabilités envers le gouvernement, vous vous retrouverez dans une sérieuse situation d’eau chaude.»

8. Bénéfices non répartis

Utilisez ce compte pour suivre les bénéfices réinvestis dans l'entreprise.

«Ce compte est cumulatif, ce qui signifie qu'il montre un total cumulé des bénéfices qui ont été conservés depuis que la société a ouvert ses portes», note Epstein.

Le compte est particulièrement important pour les investisseurs et les prêteurs qui doivent suivre les performances de l'entreprise.

Autres comptes de comptabilité utilisés

Il existe de nombreux autres comptes que les comptables utilisent, en fonction des besoins individuels de l'entreprise. Ils incluent:

  • Achats
  • Prêts à payer
  • Capitaux propres
  • Comptes de capital
  • Compte de dessin
  • Achats

Ensuite:

Comment faire la comptabilité: 3 conseils essentiels à retenir

Après avoir identifié ce qu'est la comptabilité et la plupart des comptes utilisés, voici trois conseils essentiels pour une comptabilité efficace.

1. Gardez une trace de tout

Et je veux dire, tout.

Notant tout transactions vous permet de tenir des comptes complets afin de glaner ces informations financières essentielles. Ceux-ci vous aideront à prendre des décisions stratégiques efficaces.

De plus, si vous conservez la preuve de vos transactions et que vous êtes audité ou poursuivi en justice, vous aurez la preuve concrète que vous n’avez pas fait de mal.

De plus, aux États-Unis, l'IRS exige des entreprises pour conserver des enregistrements de toutes les transactions jusqu'à 7 ans .

IRS Keep Records

2. Tout l'argent doit circuler via le compte d'entreprise ou la petite caisse

Si vous ne le faites pas, les choses se compliqueront rapidement .

Vous pourriez oublier d'enregistrer l'argent reçu ou dépensé. Ou, vous n'aurez tout simplement pas la preuve de la transaction si vous en avez besoin.

Ni l'un ni l'autre n'est bon.

Payez l'argent que vous recevez directement sur votre compte professionnel ou votre compte de petite caisse avant que vous le dépensez.

3. Toujours séparer les affaires et les finances personnelles

C'est une évidence, mais cela peut être plus facile à dire qu'à faire pour les petites entreprises ou les pigistes.

Si vous utilisez un compte bancaire à des fins professionnelles et personnelles, vous pourriez être tenté de dépenser l'argent dont vous avez besoin pour les dépenses à venir.

De plus, les achats personnels peuvent être confondus avec les dépenses professionnelles.

La meilleure chose à faire est d'avoir des comptes complètement séparés pour vos transactions commerciales. Ensuite, transférez simplement de l'argent sur votre compte personnel (sous forme de salaire) pour effectuer des achats personnels.

Cela gardera les transactions de votre compte ordonnées et faciles à comprendre.

Voyons maintenant quelques outils.

Outils de comptabilité numérique

Il existe de nombreux outils de tenue de livres et de comptabilité disponibles en ligne.

Ces outils facilitent la gestion des finances de votre organisation et vous permettent d’obtenir des informations précieuses en quelques clics.

Jetons un coup d'œil à trois des principaux outils de comptabilité et de tenue de livres.

1. Vague

Recommandé pour: Petites entreprises avec un budget serré.

Coût: Libérer.

Logiciel de comptabilité Wave

Avec plus de 2 millions d'utilisateurs dans plus de 200 pays différents, Vague est l'une des meilleures solutions logicielles de comptabilité gratuites disponibles.

De plus, contrairement à de nombreux autres programmes, Wave n’impose aucune limite quant au nombre de factures, devis, clients, rapports, etc., que vous pouvez utiliser. De plus, le logiciel vous permet même de gérer plusieurs petites entreprises.

Il est également simple à configurer et Université Wave est particulièrement utile lorsque vous êtes bloqué. Bien que le logiciel soit gratuit, vous pouvez passer à un compte payant pour accéder aux fonctionnalités de support client premium.

Le logiciel prend en charge plusieurs devises et s'intègre à PayPal , Stripe et plus encore.De plus, il existe des applications mobiles pour les appareils Android et Apple.

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En d’autres termes, il est totalement gratuit et dispose de fonctionnalités intéressantes.

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Le logiciel est conçu pour les petites entreprises. Ainsi, si vous dirigez une entreprise plus grande, vous constaterez peut-être que Wave manque de fonctionnalités et de capacités plus avancées.

Cependant, Wave est un excellent choix si vous débutez.

2. Quickbooks

Recommandé pour: Petites entreprises établies qui ont des exigences particulières.

Prix: Essai gratuit de 30 jours, puis 5 $ à 30 $ par mois.

Logiciel de comptabilité Quickbooks

Quickbooks a été créé par Intuit , qui a été fondée en 1983 et a dominé la comptabilité et les finances personnelles pendant plus de trois décennies.

Ce logiciel de comptabilité est l'un des plus populaires en ligne avec plus de 2,2 millions d'utilisateurs.

Quickbooks offre une gamme incroyable de fonctionnalités. Il s'agit notamment de la comptabilité en partie double, des nombreuses options de reporting, des factures personnalisables, du support de la paie, de plusieurs devises, et plus encore.

De plus, Quickbooks s'intègre à plus de 200 services, comme Shopify et PayPal.

Il existe une poignée de plans différents et de modules complémentaires en option. Cela facilite la sélection et le paiement des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.

Quickbooks fournit également deux applications mobiles pratiques pour plus de commodité.

De plus, le logiciel vous permet de vous connecter à votre compte bancaire. Cela ajoute automatiquement l'activité de votre compte à votre compte Quickbooks.

Quickbooks est parfait pour les pigistes établis et les petites entreprises qui recherchent un outil de comptabilité intuitif et avancé.

3. Xero

Recommandé pour: Entreprises établies qui veulent garder les choses simples.

Prix: Essai gratuit de 30 jours, puis 9 $ à 70 $ par mois.

Logiciel de comptabilité Xero

Xero est un autre service logiciel de comptabilité en ligne incroyable.

En seulement 10 ans, la société a établi des bureaux partout dans le monde et a attiré 1 million d'utilisateurs dans plus de 180 pays.

De plus, Forbes a nommé Xero le ' # 1 Entreprise de croissance innovante . ' À deux reprises .

Il ne correspond pas à la gamme de fonctionnalités de Quickbooks. Mais Xero est très intuitif à utiliser et est à la hauteur de sa devise, «Beautiful Accounting Software».

Il est équipé de toutes les fonctionnalités vitales et fonctionne avec plus de 160 devises.

En particulier, la fonction de suivi des stocks et la possibilité de créer des bons de commande rendent ce logiciel idéal pour les entreprises de commerce électronique.

Xero intègre également directement avec Shopify , ainsi que des tonnes d'autres applications comme PayPal et Stripe. De plus, il existe une application mobile qui vous permet de consigner les dépenses et autres informations lors de vos déplacements.

Ce logiciel de comptabilité est parfait pour les entreprises établies qui recherchent un logiciel de comptabilité professionnel simple à utiliser.

4. FreeAgent

Recommandé pour: Les petites entreprises qui ont besoin d'un logiciel de comptabilité à faible coût.

Prix: 10 $ / mois pendant 6 mois, puis seulement 20 $ / mois (tous les comptes commencent avec un essai gratuit de 30 jours.)

outils de comptabilité

Agent libre est un autre excellent logiciel de comptabilité qui simplifie votre comptabilité pour vous. Il ne fait pas le travail à votre place, mais vous permet d’en être responsable vous-même.

Vous pouvez ajouter plusieurs projets, des factures multidevises, un nombre illimité d'utilisateurs et de clients et configurer facilement la taxe de vente. Il se connecte également à vos comptes bancaires et vous permet de suivre vos dépenses ou d'envoyer des factures et de surveiller la trésorerie.

Idéalement, cet outil de comptabilité convient le mieux aux petites entreprises comptant jusqu'à 10 employés.

Résumé: Tenue de livres pour votre entreprise en ligne

La tenue de livres est essentielle à la réussite financière à long terme.

Sans cela, vous pourriez commettre des erreurs inutiles qui pourraient être un désastre pour votre entreprise.

Le simple fait de rester au fait de vos finances vous fournira des informations précieuses sur le fonctionnement interne de votre entreprise. Celles-ci vous permettront de prendre des décisions éclairées qui vous aideront à faire croître votre résultat net .

Qui gère la comptabilité de votre entreprise, vous-même, un employé ou un entrepreneur? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!

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